אם יתרת ה-Time off של עובד.ת ב-Bob אינה תואמת ליתרה שמופיעה בתלוש השכר, כדאי לבדוק אם בקשות חופשה נוצרו או אושרו לאחר שהסייקל הרלוונטי כבר נסגר.
ב-Time off, בקשות שנוצרות או מאושרות לאחר סגירת הסייקל אינן מעדכנות את יתרת העובד.ת עבור הסייקל שכבר נסגר. כתוצאה מכך, יכול להיווצר פער בין היתרה שמופיעה ב-Bob לבין היתרה שמופיעה בתלוש השכר.
לדוגמה, אם הסייקל החודשי נסגר ב-20 לחודש, ועובד.ת מגיש.ה בקשת חופשה או מנהל.ת מאשר.ת בקשה השייכת לאותו סייקל לאחר מועד הסגירה, Bob לא יחשב מחדש את היתרה עבור הסייקל שכבר נסגר.
כדי לבדוק מה גורם לפער:
- פתחו את ה-Balance activity של העובד.ת.
- בדקו את בקשות החופשה הרלוונטיות לסייקל שבו קיים הפער.
- בדקו אם יש בקשות שנוצרו או אושרו לאחר סגירת הסייקל.
- השוו את השינויים ליתרה שהועברה לתלוש השכר.
כדי למנוע פערים כאלה בהמשך, מומלץ לוודא שהעובדים מגישים את בקשות החופשה ושהמנהלים מאשרים אותן לפני סגירת הסייקל. אפשר גם ליצור תהליך פנימי שמזכיר לעובדים ולמנהלים לבדוק בקשות פתוחות מספר ימים לפני מועד הסגירה.
אם כבר נוצר פער, ניתן לעדכן ידנית את יתרת העובד.ת כדי ליישר את היתרה ב-Bob עם הנתונים בתלוש השכר.