מדריך מקיף לדוחות

מה כל דוח נותן ומתי הכי נכון להשתמש בו:

 דוחות היסטוריה

טבלאות: Address, Deduction, Employment, Entitlement, Lifecycle, Salary, Variable Pay, Work

מה הדוח נותן: מציג את כל השינויים שנעשו לאורך זמן בטבלה מסוימת, בשורות נפרדות לכל עובד. מאפשר להבין את התמונה המלאה בלי לחפש נתונים במקומות שונים

מתי להשתמש:

כשצריך לראות היסטוריית העסקה או שכר מלאה של עובד - לדוגמה לפני תהליך שכר חודשי, או כשעובד טוען שמידע עודכן לא נכון

📊 דוגמה: בדו"ח Work history שינויי Job Title, Site או Reports to יוצגו בשורות נפרדות לפי תאריך.

{Employee Data reports - Work History}

דוחות Multi-Current וטבלאות מותאמות אישית

טבלאות: Actual Payment, Children, Right to Work, Training, Custom Tables

מה הדוח נותן: איסוף נתונים מטבלאות עם כמה רשומות פעילות במקביל. מאפשר לשלוף נתונים שאי אפשר לראות בדוח “רגיל”.

מתי להשתמש:

כשצריך לשלוף מידע כמו:

כמה הדרכות יש לעובד

כמה ילדים רשומים

מאומת Work Eligibility

נתונים מטבלאות custom

🔗 Employee data reports

דוחות מוכנים מראש (Out-of-the-Box)

דוגמאות: General Report, Joiners, Leavers, Demographic Data

מה הדוח נותן: דוחות מוכנים מראש עם עמודות קבועות. ה-General Report עובד כמו People Directory, מציג תמונת מצב עדכנית של כל העובדים.

מתי להשתמש:

לשליפה מהירה של נתוני בסיס כמו מצטרפים, עוזבים או דמוגרפיה, בלי צורך בבניית דוח מאפס.

🔗 People directory overview

💡 חדש – ספטמבר 2025: אפשר ליצור דוחות כלליים עם AI.

🔗 How to create a general report using AI

 דוחות נקודה בזמן (Point-in-Time)

מה הדוח נותן: מציג את נתוני העובדים כפי שהם בתאריך מסוים, בעבר או בעתיד.

מתי להשתמש:

במיוחד שימושי לחיתוכי שכר, headcount, ובכל פעם שצריך לדעת “איך זה נראה באותו היום”.

🔗 Point-in-time report

Total Compensation ושדות מחושבים

מה הדוח נותן: מאחד את כל נתוני השכר (למעט Actual Payment). כולל חישובים כמו OTE וOT and Compensation Mix (תמהיל תגמולים יחס קבוע/משתנה).

מתי להשתמש:

להשוואות שכר, בנצ'מרקים, וניתוח מבנה השכר (לדוגמה, שכר קבוע מול תגמולים משתנים).

📊 דוגמה: בסיס 60,000$ + בונוס 15,000$ → 80% קבוע, 20% משתנה.

דוח שינויים (Changes Report)

מה הדוח נותן: מעקב אחר שינויים לפי effective date.

(למשל, כדי לשלוח למערכות השכר)

מאפיינים חשובים:

מציג את הערכים החדשים בכל עמודה שמוסיפים לדו"ח

שדות שהשתנו מסומנים בצהוב

לא מראה את הערך הקודם

מציג גם שינויים רטרואקטיביים (היחיד שעושה זאת)

הוספת עובד חדש נספרת כשינוי

📊 דוגמה רלוונטית:

אם באותו יום בוצעו שני שינויים - אחד לתאריך בעבר ועוד אחד נכון להיום - שני השינויים יוצגו בטווח הזמן של ספטמבר.

{Employee’s Audit trail}

{View in the Employee Data Changes report}

שימו לב

הוספת עובד חדש למערכת נחשבת כשינוי (הערכים הראשוניים יסומנו בצהוב)

שינויים עתידיים לשדות "רגילים" יסומנו גם הם בצהוב

מתי להשתמש:

לפני שליחת קבצי שכר, או כשצריך לעקוב אחר שינויים בתקופה מסוימת.

🔗 Changes reports

 דוח Audit

מה הדוח נותן: הדו"ח מבוסס על התאריך שבו בוצע השינוי ומציג:

מי ביצע את השינוי

מתי השינוי בוצע

הערך הקודם + הערך החדש

הדוח משקף את המידע שמופיע בפרופיל העובד ב-Audit Trail.

מתי להשתמש:

בבדיקות compliance , חקירת שינויים ספציפיים, או בירור על שינוי שנתבקש ע"י מנהל או עובד.

📌 דוגמה:

כך תוצג הדוגמה הקודמת (שינוי תפקיד רטרואקטיבי) בדוח Audit:

{View in the Employee Data Audit report}

🔗 Audit Report

דוח Change-Tracking

מה הדוח נותן: שילוב של Audit ו-Changes - עם אפשרות להתמקד בשדות מסוימים ולהוסיף הקשר נוסף. תקף רק לטבלאות היסטוריות עם Effective date

מתי להשתמש:

כשצריך להבין שינוי מסוים לעומק - למשל שינוי Job title, עם הערכים הקודמים לצד החדשים, מתי בוצע השינוי ועל ידי מי.

{Creating a Change-Tracking report}

🔗 Create Change-tracking reports

דוחות לפי פיצ'רים

Time

Time Off: מדיניות, audit, יתרות ובקשות

Attendance: שיוך מדיניות ו-Timesheets

מתי להשתמש:

לניהול חופשות, נוכחות ובקרה על הגשות Timesheets.

🔗 Time off reports

🔗 Attendance reports

Equity

Equity Grants: מעקב אחרי מענקי מניות וזמני vesting

מתי להשתמש:

לבדיקת התקדמות vesting או מעקב אחרי מענקים חדשים.

Docs

eSign Status: מעקב אחרי בקשות חתימה

Employee Documents: כל המסמכים של העובד לפי תקופות

מתי להשתמש:

כשצריך לוודא שמסמך נחתם או לאתר מסמך ספציפי במהירות.

🔗 Docs reports

Tasks

Task Lists: אילו רשימות הופעלו

Task Activity: סטטוס של כל משימה

מתי להשתמש:

לבדוק אם תהליך (onboarding וכו’) הופעל, ומעקב אחר השלמת משימות.

🔗 Task list report

10. דוחות חשבון ואבטחה

Employee Fields

סקירת המאפיינים של כל השדות במערכת - האם בארכיון, שם וקטגוריה מקוריים, ID, האם הוא שדה קיים של בוב או שאתם יצרתם (ללא טבלאות או עמודות custom).

מתי להשתמש:

לפני אינטגרציה, מיפוי נתונים או בדיקות תצורה.

🔗 Employee fields report

Support Access Log

מי מצוות CX נכנס לחשבון ומתי.

מתי להשתמש:

לבקרה ובדיקות אבטחת מידע.

🔗 Support access log - FR search

Support Consent

מי נתן הרשאה לצוות CX ומתי.

מתי להשתמש:

לבדיקה מהירה אם ניתנה גישה תקינה.

🔗 Support consent report - FR search

Exports

מי הוריד דוחות ומתי.

מתי להשתמש:

בבדיקות חשש לדליפת מידע או פעילות חריגה.

🔗 Exports report

System Logins

מי נכנס למערכת, מתי ואיך.

מתי להשתמש:

בחקירת הרשאות או פעילות לא צפויה.

🔗 System login report

Permissions Group & Permissions Matrix

סקירה של קבוצות הרשאות ושל מה פתוח/סגור בכל קבוצה.

מתי להשתמש:

בבקרות הרשאות, במיוחד בארגונים גדולים.

🔗 Permissions group report

🔗 Permissions matrix report

מאמרים נוספים שיכולים לעזור

Getting started with Reports

Reports glossary

Mastering reports