מדריך זה יסייע לכם להבין מדוע רשימת משימות לא הופעלה כפי שציפיתם, ואילו בדיקות מומלץ לבצע
:צעדים לפתרון
Applies to 1⃣
Applies toבדקו את התנאים המוגדרים תחת
Tasks >> Task list settings >> Manage 🔸
Applies to תחת הגדרות הרשימה, חפשו את שם העובד ברשימת 🔸
אם העובד לא מופיע – יש לעדכן את התנאים כך שיכללו אותו (מבלי לכלול עובדים לא רלוונטיים) 🔸
:שימו לב 📌
.אם עובד היה כלול בתנאים כשהרשימה הופעלה אך לאחר מכן הפסיק לעמוד בהם - המערכת תבטל את המשימות המתוזמנות שעדיין לא יצאו עבורו
למשל, אם הרשימה מוגדרת לעובדים במחלקה א' אבל העובד עבר למחלקה ב' - המשימות שעדיין לא הוטרגו לפני מעבר המחלקה יבוטלו אוטומטית
Task list owner 2⃣
בדקו מי “הבעלים” של רשימת המשימות
וגם בקטגוריה/ות anchor event-אם הבעלים אינו אדמין, ודאו שיש לו הרשאות לצפות בקטגוריה שבה נמצא ה 🔸
Applies to -שבהן נמצאים השדות שמופיעים תחת התנאי שהוגדרר ב
אם לבעלים חסרות הרשאות, תצטרכו לעדכן את ההרשאות שלהם או להעביר את הבעלות על הרשימה לאדמין (מומלץ) 🔸
Anchor event 3⃣
בדקו את “תאריך העוגן” בפרופיל העובד
ודאו שאכן הוזן תאריך בשדה שמוגדר כאירוע העוגן (כמו תאריך תחילת/סיום עבודה) 🔸
Actions >> View Audit trailאם שדה התאריך מלא, עברו ל־ 🔸
בפרופיל העובד כדי לבדוק מתי בדיוק התאריך הוזן או עודכן
.אם התאריך הוזן/עודכן בפרופיל באיחור של יותר מ־7 ימים לאחר התאריך עצמו – הרשימה לא תופעל 🔸
לדוגמה, אם תאריך סיום ההעסקה בפועל הוא 01/09 אך הוא הוזן במערכת ב־10/09 – רשימת אופבורדינג לא תופעל אוטומטית
Scheduling 4⃣
בדקו את תזמון ההפעלה של המשימות
חזרו להגדרות של רשימת המשימות ובדקו למתי מתוזמנת המשימה שאמורה לצאת ראשונה
:למשל
:בהתאם להגדרות האלו – קיימות שלוש אפשרויות
:המשימה הראשונה מתוזמנת לתאריך עתידי 📅
המערכת תתכנן את ההפעלה ל-24 שעות לפני מועד הטרגת המשימה הראשונה
Manage tasks/ Task lists report לכן, הרשימה תופיע בדוח המשימות ובמסך ניהול משימות
Scheduled רק לאחר שהמשימה הראשונה תהיה בסטטוס
:המשימה הראשונה מתוזמנת להיום 🕓
יש להמתין עד 6 שעות – זהו פרק זמן ההרצה המקסימלי של המערכת, שבו היא תעבור על המשימות המתוזמנות ואז תאסוף ותטריג את הרלוונטיות
מומלץ גם לשים לב לאזור הזמן שמוגדר ברשימת המשימות (במידה ויש התאמה לזמן מקומי)
:כל המשימות מתוזמנות לתאריכים בעבר ⏪
אם תאריך האירוע הוזן רטרואקטיבית (כלומר, אחרי מועדו בפועל) – הרשימה לא תופעל
On event date כדי שהרשימה תופעל בדיעבד, לפחות אחת מהמשימות צריכה להיות מוגדרת ליום האירוע
(כלומר, שלא כל המשימות יהיו מוגדרות לצאת לפני האירוע)
(Actions) במידת הצורך, תוכלו להפעיל את הרשימה באופן ידני דרך תפריט הפעולות בפרופיל העובד
eSign tasks 🔍
:משימות בקשת חתימה
(Lifecycle status = Terminated) שימו לב - לא ניתן להפעיל משימות חתימה דיגיטלית לעובדים שהעסקתם הסתיימה
אם העובד אינו מוגדר כאחד החותמים (למשל, בטופס טיולים יוצא), תוכלו לשלוח את בקשת החתימה באופן ידני גם אחרי סיום ההעסקה
Task List Report-אם כל הבדיקות האלו לא פתרו את הבעיה – מומלץ לבדוק ב
מתי הרשימה הופעלה (אם בכלל) ❓
האם הופעלה ידנית או לפי תזמון אוטומטי ❓
מי הפעיל אותה ואיך ❓
!אם ביצעתם את כל השלבים ועדיין אינכם מבינים מדוע הרשימה לא הופעלה – אתם מוזמנים לשתף אותנו בפורטל הקהילה או לפנות לצוות התמיכה ונשמח לסייע
טיפים למניעת תקלות בהפעלה 💡
עדכנו תאריכים בזמן אמת – ככל הניתן, הזינו את תאריכי העוגן ביום שבו האירוע מתרחש 🕒
הגדירו לפחות משימה אחת ליום האירוע עצמו – הרשימה תופעל גם אם התאריך הוזן באיחור 📌
.בדקו הרשאות של בעלי הרשימות – הרשימות תלויות בהרשאות של הבעלים, ולכן אנו ממליצים שזה יהיה אחד האדמינים 🔒
חוסר בהרשאות יכול לגרום לכך שמשימות מסוימות (או כולן) לא יופעלו, או שיהיה בהן מידע חסר
.קבעו תנאים חכמים וממוקדים – המערכת עובדת בשיטת ‘וגם’, כלומר, המשימות יופעלו רק למי שעונה על כל התנאים (ברשימה ובמשימות עצמן) 🎯
הימנעו מהגדרת תנאים רבים או ספציפיים מדי שעשויים לגרום לכך שעובדים רלוונטיים יתפספסו